Бухгалтерский учет топливных карт

Упрощение учета расходов на топливо в «1С:Бухгалтерии 8»

Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» можно вести учет топлива по путевым листам. Чтобы новая возможность стала доступна пользователю, потребуется включить соответствующую функциональность (раздел Главное — Настройки — Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (см. рис. 1). После включения указанной настройки в программе появляется новый документ — Путевой лист.

Рис. 1. Настройка функциональности программы

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса. В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе — в разделе Документы. Рассмотрим новый документ подробнее.

Возможности нового документа «Путевой лист»

С помощью документа Путевой лист (рис. 2) программы пользователь может:

• учитывать сведения о маршруте легкового автомобиля, который используется в служебных целях. Причем это может быть как собственный автомобиль организации, так и арендованный, а также личный транспорт, принадлежащий сотруднику организации;
• отражать покупку топлива за наличный расчет либо по топливной карте;
• учитывать расход топлива в баке транспортного средства;
• учитывать расходы на топливо в бухгалтерском и налоговом учете (для целей налогообложения прибыли, при применении УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», а также для профессионального вычета индивидуального предпринимателя при уплате НДФЛ).
• выводить на печать путевой лист по типовой межотраслевой форме № 3 (утв. Постановлением № 78) или в упрощенной форме;
• выводить на печать авансовый отчет по форме АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) — при покупке топлива за наличный расчет.

Рис. 2. Документ «Путевой лист». Приобретение топлива по кассовому чеку

Обратите внимание, что документ Путевой лист имеет ограничения: его могут использовать только предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ

Если в деятельности организации используются не легковые автомобили, практикуются заправки «в канистру», используются талоны на ГСМ, а топливо хранится на разных складах, то учет ГСМ должен осуществляться по прежнему («традиционному») сценарию. Методика учета топлива по путевым листам потребовала внесения изменений в программу.

Изменения в «1С:Бухгалтерии 8» для автоматизации учета расходов по путевым листам

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

1. К счету 10.03 «Топливо» добавлены субсчета третьего порядка:

• • 10.03.1 «Топливо на складе»;
  • 10.03.2 «Топливо в баке».

1. К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавлен новый субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Этот субсчет предназначен для количественного учета расчетов по топливу, приобретенному организацией по топливным картам в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по отдельным наименованиям топлива (субконто Номенклатура) и автомобилям (субконто Транспортные средства).
2. Появился новый объект программы — Транспортное средство (элемент справочника Транспортные средства), доступ к которому осуществляется из раздела Справочники — ОС и НМА. Если автомобиль учитывается в организации в качестве основного средства (ОС), то Транспортное средство (рис. 3) создается автоматически при постановке транспортного средства на учет в ФНС (карточка основного средства — ссылка Поставить на учет), поскольку в записи регистра Регистрация транспортного средства содержатся все необходимые сведения. Автомобили, взятые в аренду, и личный транспорт сотрудников, используемый в служебных целях, следует внести в справочник Транспортные средства вручную;
3. Для документа Поступление (акт, накладная) появился новый вид операции Топливо.

Рис. 3. Карточка транспортного средства

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то эту сумму нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ, относящиеся к одному виду деятельности, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

К полученной доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД, прибавьте сумму НДС, которую нельзя принять к вычету (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты и ГСМ. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Право собственности на топливо переходит в момент заправки.

ГСМ приобретается для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.

По данным путевого листа во время поездок был израсходован весь приобретенный бензин.

Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты и ГСМ между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил выручку по оптовой торговле с общим объемом товарооборота.

Объемы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:

• по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
• по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:
26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

Распределение расходов на приобретение топливной карты и ГСМ приведено в таблице.

При расчете налога на прибыль в мае бухгалтер «Гермеса» учел:

• расходы на приобретение топливной карты в сумме 68 руб.;
• расходы на ГСМ в сумме 3746 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам II квартала.

Разновидности и вариации безналичных расчетов за ГСМ

В настоящее время, если рассматривать строго безналичные расчеты за топливные ресурсы, можно выделить несколько наиболее популярных направлений:

• специальные ведомости;
• учетные талоны;
• пластиковые топливные карты.

Использование ведомостей и учетные действия

Все мероприятия фиксируются договорами, которые заключаются между реализатором (АЗС) и потребителем (компанией). Факт отпуска топлива подлежит отражению в ведомости по форме №16НП. А путевой лист, имеющийся у водителя, обязательно содержит информацию об объеме отпущенного топлива и его марке. На базе законодательных документов не реже раза в месячный период производится выписка сводных ведомостей-счетов для каждого предприятия. Данная бумага содержит сведения о суммарной цене материалов исходя из конкретных марок.

Особенности отпуска продуктов по талонам

Это еще один распространенный вариант реализации продукции. Талон – это особый документ, взятый на определенных условиях. Он является своеобразным подтверждением права на покупку объема ГСМ. Так, талон являет собой тип документации, подтверждающий правомочие покупателя на приобретение топлива. Оно хранится на заправке, пока не будет использовано для заполнения бака автомобиля предприятия. Талон – это не средство платежа, а лишь доказательство факта оплаты.

Топливные смарт-карты и достоинства их применения

Эти продукты являются уникальными и представляют собой пластик, который имеет встроенный чип (микропроцессор). На нем отображаются сведения о некоторых ключевых моментах, которые пригодятся для коммерческой деятельности фирмы:

• объем продуктов нефти, которые могут быть проданы на заправке;
• также может присутствовать и другая информация для осуществления расчетных мероприятий.

Вести учет топливных карт в бухгалтерии – значит упростить процесс ведения бухгалтерской деятельности и способствует экономии времени и денег руководства фирмы. Топливные карты классифицируются по двум направленностям:

• денежные продукты – они включают в себя сведения о сумме, зачисленных на условный счет организации, а также позволяют покупать любые марки горюче-смазочного сырья и сопутствующих товарных позиций и сервисов в рамках АЗС в соответствии с лимитом денег, традиционно отпуск продуктов производится по рыночной стоимости, которая установлена на момент заправки;
• литровые элементы – по данным пластиковым продуктам можно узнать информацию о количестве литров ГСМ, которые предварительно оплачены организацией, но отпуск ГСМ осуществляется не по рыночной цене, а по стоимости, указанной в договоре, такие карточки классифицируются по типам ГСМ (A92, A95 бензин, А95 Евро, дизельное топливо).

В рамках соглашения, заключаемого между сторонами, предусмотрено требование, связанное с использованием и хранением топливных карточек, а также с видом карты, условиями заправочного процесса, порядком расчетных мероприятий, лимитом расходов, перечнем заправок, которые могут обслуживать данную карту. Также содержится информация о моменте, в который произошел переход прав собственности.

Вариант 1

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной картыД 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта. Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщикомД19 К60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении картыД68 К19 Сумма, руб. 18 Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выпол-нятся следующие условия• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реали-зация которых признается объектом налогообложения НДС• Наличие счета-фактуры• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителюД71 К50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом Д10-3 К71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину Д19 К71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками»  К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организацииД50-3 К71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа авто-мобиля. Д20 (23, 26, 29, 44) К10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8)) Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководите-ля исходя из контрольного замера расхода топлива.В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основа-нии путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки ма-шины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.Примечание: в соответствии с  пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком произво-дятся следующие записи:Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.Д71 К60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.Д68 К19 Сумма, руб. 1 782

Бухгалтерский учет

В этом разделе статьи, руководствуясь нормами Инструкций N N 157н и 174н , рассмотрим, как на счетах бухгалтерского учета отражается приобретение топлива с использованием топливных карт.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Зачастую некоторые бухгалтеры думают, что топливные карты — это денежный документ и их следует учитывать на счете 0 201 35 000. Согласно нормам п. 169 Инструкции N 157н счет 0 201 35 000 «Денежные документы» предназначен для учета различных денежных документов: оплаченных талонов на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченных путевок в дома отдыха, санатории, турбазы, полученных извещений на почтовые переводы, почтовых марок, конвертов с марками и марок государственной пошлины и т.п. Исходя из приведенного перечня можно сделать вывод о том, что топливные карты не являются денежными документами. В подтверждение нашей позиции можно привести Письмо Минфина России от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611, из которого следует, что приобретенные карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), рассматриваются в целях ведения бухгалтерского учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Карты ГСМ, по мнению Минфина, следует учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Учет топлива ведется на счете 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения».

Пример 1. Бюджетное учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого учет отпуска топлива на АЗС производится посредством топливных карт. Первоначальная топливная карта изготавливается бесплатно. Повторное изготовление топливной карты в случае ее утраты стоит 420 руб. Учреждение выбрало схему работы топливной карты «электронный кошелек» и перечислило на счет продавца 3840 руб., что соответствует 120 л бензина. По итогам месяца водитель составил и представил в бухгалтерию учреждения авансовый отчет, к которому приложил терминальные чеки (документ, выдаваемый оператором АЗС держателю топливной карты при заправке топливом). Стоимость одного литра бензина Аи95 — 32 руб. Водитель, воспользовавшись топливной картой, заправил автомобиль топливом в течение месяца на 110 л. Операции по приобретению топлива производятся в рамках приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете операции по приобретению топлива отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Принята к учету изготовленная топливная карта (отражена на материально ответственном лице)

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству. На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены

Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Варианты учета ГСМ в «1С:Бухгалтерии 8»

Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Учет ГСМ по талонам

Для учета операций с применением топливных талонов имеет значение, какой вид талонов используется и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ. В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на получаемый бензин может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться в составе денежных документов на счете 50.03 «Денежные документы».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета на топливо в составе денежных документов используются документы:

• Поступление денежных документов и Выдача денежных документов (раздел Банк и касса) — для регистрации получения талонов от поставщика и передачи их водителю;
• Авансовый отчет (раздел Банк и касса) — для отражения приобретения ГСМ;
• Требование-накладная (раздел Склад) — для списания приобретенного ГСМ в расходы.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент передачи топливных талонов, то поставщик одновременно с талонами передает организации комплект документов на топливо (накладную, счет-фактуру). В договоре при этом необходимо прописать условие, что топливо находится на ответственном хранении у поставщика до момента предъявления топливного талона и заливки топлива в бак автомобиля. Получение и выдачу талонов на ГСМ следует регистрировать в специальном журнале — книге учета талонов.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета ГСМ с переходом права собственности в момент получения талонов используются документы:

• Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки) — для регистрации приобретения топлива;
• Перемещение товаров (раздел Склад) — для отражения фактической заправки топлива с АЗС в бак машины;
• Требование-накладная (раздел Склад) — для списания топлива в расходы.

Учет ГСМ по топливной карте

Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту с ПИН-кодом и чипом, являющимся носителем информации:

• об установленных лимитах, количестве и ассортименте нефтепродуктов и сопутствующих услуг;
• и/или о количестве денежных средств, в пределах которых на АЗС можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.

Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.

При получении топлива на АЗС водитель получает чек о произведенной заправке, который следует приложить к путевому листу. В оговоренный договором срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива представляет организации комплект документов за указанный период:

• отчет о марке и количестве предоставленного топлива (реестр операций, осуществленных с использованием топливных карт);
• финансовые документы (накладную и счет-фактуру).

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для отражения поступления топливных карт и ГСМ используются документы Поступление (акты, накладные). Передача карты оформляется документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад), а учет ГСМ в расходах — документом Требование-накладная.

Как видим, «традиционные» методики учета топлива достаточно трудоемкие. При этом в прежних версиях программы отсутствовала печатная форма путевого листа.

Как начать учет ГСМ по топливным картам

• нелимитированные (подразумевает под собой, что за картой закрепляется строго определенное количество горючего).
• лимитированные (так же как и в предыдущем случае за картой закрепляется определенный объем топлива, но при этом устанавливается некий предел количества топлива в расчете на определенную единицу времени (день или к примеру месяц).

Помимо этого вам передадут сотрудники топливной компании целый пакет документов, которые вы легко сможете сверить с документами, которые вам предоставит ваш нанятый на работу водитель (при условии, что вы будете требовать от него отчетности).

Общие положения работы с поставщиками топлива

При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества. Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны. Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).

Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте. То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом. Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.

Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.

Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива. Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре). В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.

С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки. В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью. В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.