Что такое регистры бухгалтерского учета: пример

Примеры регистров

Определенным категориям юридических лиц Федеральное законодательство позволяет вести упрощенные формы регистров:

Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров:

4.2. Техника учетных записей и методы исправления ошибок

Техника учетных записей в учетных регистрах – важный этап для формирования достоверной и своевременной информации о происходящих на предприятии реальных хозяйственных процессах и предоставления ее пользователям.

Реализации этой цели предшествует обязательная запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании бухгалтерских документов. Эта учетная процедура называется разноской операций. Она осуществляется на основе котировки, нередко называемой бухгалтерской проводкой, — особой формы разметки корреспондирующих балансовых счетов на основании хозяйственной операции.

Практика организации бухгалтерского учета выработала различные способы записи в учетные регистры.

Наиболее распространенным среди них является линейный способ. Его достоинство состоит в наглядности контроля, особенно по расчетным операциям, касающимся принятых к исполнению одной из сторон – участников расчетов обязательств по заключенным сделкам.

Преимущество использования линейной записи состоит в том, что в таких учетных регистрах, как правило, совмещается аналитический и синтетический учет. Таким образом, упрощается техника ведения бухгалтерского учета и возрастает его достоверность.

В технике регистрации учетных данных широкое применение получил способ предварительного накапливания сумм по однородным хозяйственным операциям в отдельных учетных регистрах с целью последующей их группировки и обобщения. В таком случае вместо большого количества бухгалтерских проводок становится возможным сделать в учетном регистре одну итоговую запись по корреспонденции счетов однородных хозяйственных операций. Следовательно, более наглядным представляется ведение синтетического учета.

В строении учетных регистров широко используется шахматный принцип записи, позволяющий за один прием указать сумму в учетном регистре, не нарушая при этом принцип двойной записи.

Сумма по хозяйственной операции записывается один раз на пересечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета. Таким образом, возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов, так как дебет и кредит соответствующих счетов представлены в одном месте, по одной операции, в одном учетном регистре.

Примером шахматной записи служат многие журналы-ордера, являющиеся основными учетными регистрами журнально-ордерной формы учета.

Раздельный учет имущества и обязательств на балансовых и забалансовых счетах, исходя из природы формирования и отношения их к собственнику, обусловил регистрацию хозяйственных операций путем применения униграфической и диаграфической записей.

Униграфическая запись – односторонняя запись. В текущем учете хозяйственная операция отражается либо по дебету счета, либо по кредиту счета. Как известно, такой порядок регистрации хозяйственных операций характерен для учета имущества, временно находящегося в пользовании данного предприятия, а так же учета условных прав и обязательств.

Диаграфическая запись используется в процессе регистрации хозяйственных операций в строго определенной группировке (системе). Для нее характерна является регистрация каждой хозяйственной операции по дебету одного счета и кредиту другого счета, т. е. действует принцип двойной записи.

Бухгалтерские ошибки, допущенные при составлении документов и оформлении учетных регистров, могут быть результатом небрежности, усталости, сбоя в работе вычислительной техники. Допущенные ошибки исправляются следующими способами: «красное сторно», корректурный способ, дополнительная запись.

В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько иная.

Итоги аналитических учетных регистров, подготовленные средствами вычислительной техники, проверяют методом контрольных чисел. Его суть состоит в том, что вначале по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные итоги по ряду определяющих основных показателей, затем сверяют их с выходными данными машинограмм.

Итоги в регистрах сводного синтетического и аналитического учета вначале подсчитывают по каждому синтетическому счету, а затем путем прямого подсчета сверяют с итоговыми показателями учетных регистров.

Новая машинограмма печатается в том случае, когда допущено большое количество ошибок, если их мало, исправление допускается корректурным способом при наличии оснований для его применения.

Классификация

Учетные регистры – это таблицы, составленные по специальной форме. Они нужны для фиксирования действий организации (расчеты, поступления и прочее) на счетах бухучета. Подразделяются на виды по следующим характеристикам:

• По назначению. По этому признаку таблицы подразделяются на три типа. В хронологические таблицы сведения заносятся по мере их возникновения, однако при этом они не систематизируются. В систематические регистры информация заносится на основании счетов, на которых она размещена. Данные из этих двух таблиц связаны между собой. Существуют также формы, в которых выполняется обобщенная и систематическая запись. Они будут комбинированными. Например, такой таблицей считается «Журнал-Главная».
• По работе со сведениями. По этому признаку таблицы подразделяются на интегрированные и дифференцированные. На первой данные интегрируются, а на второй – разделяются.
• По виду. Форма таблиц может быть совершенно разной. К примеру, это карточки, книги. Первые – это бланки в виде таблицы, вторые – переплетенный документ со шнуровкой. Свободный лист – это таблица, размещенная на бланке. Это нечто среднее между карточкой и книгой. Каждая из форм подлежит особому хранению. К примеру, карточки помещаются в картотеки, а свободные листы – в папки. Для этих форм необходимо завести реестры. Нужны они для предотвращения кражи и подмены. Если документ будет утерян, его легко восстановить на основании данных реестра.
• По содержанию. Есть синтетические и аналитические таблицы. В первом варианте сведения фиксируются в обобщенной форме в денежном измерении. Данные заносятся на основании синтетических счетов. Обобщенным регистром считается Главная книга. В аналитических регистрах данные фиксируются по счетам с соответствующим наименованием. То есть отражаются детализированные сведения. В большинстве компаний применяются комплексные формы, которые совмещают в себе два типа учета (общий и детализированный).

Рассмотрим подробнее классификацию таблиц в зависимости от их вида:

• Контокоррентные. Такие карточки отличаются односторонней формой. На одной стороне размещены столбцы «Кредит» и «Дебет». Такое расположение сведений позволяет быстро сравнивать данные, анализировать состояние различных операций.
• Инвентарные. Такие карточки нужны для учета ценностей, которые есть на предприятии. В них есть эти графы: приход, трата и остаток. Они подразделяются на колонки. В документе есть норматив запаса, позволяющий определить расхождение реального объема средств, которые есть в компании, с требуемым объемом.
• Многоколончатые. Нужны для учета операций, выполняемых в компании.

Важно! Вся информация, размещенная в регистрах, должна быть достоверной. За достоверность сведений отвечает человек, который составлял и подписывал документы

В регистры не могут вноситься незаконные корректировки. Система должна быть защищена от несанкционированных исправлений. Если нужно исправить ранее внесенную ошибку, инициируется специальная процедура. Нужно обосновать корректировку, а также заверить ее подписью. Также должна быть прописана дата внесения исправлений. Соответствующие правила оговорены статьей 10 ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года «О бухучете». В этом же ФЗ указано, что сведения из регистров признаются коммерческой тайной. Если какие-либо лица будут разглашать рассматриваемые данные, за это накладывается ответственность.

Реквизиты и правила ведения

Хотя обязательности применения хозяйствующими субъектами унифицированных бланков в настоящее время законодательство не предусматривает, существует перечень обязательных реквизитов, который должна содержать бухгалтерская документация:

• наименование самого документа;
• название организации, которая ведет учет;
• период ведения документа;
• порядок классификации объектов учета;
• валюта и единицы измерения;
• Ф.И.О. и должность лица, ответственного за ведение.

Всю информацию, отраженную в документации, обязательно заверяет своей подписью уполномоченное лицо, которое и сделало эти записи. В отличие от первичных документов, в учетных регистрах допускаются исправления выявленных ошибок и недочетов. Для этого нужно зачеркнуть неверно написанные сведения одной чертой, написать верные сверху и заверить исправление подписью. Кроме того, можно применить метод сторно, то есть исправить данные путем внесения еще одной записи красными чернилами. Применять корректор или стирать ошибки не рекомендуется.

Образец регистра НУ доходов

Отключить

Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:

3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.

Инспекторы ИФНС при камеральной проверке полученного отчета попросили представить им для сверки налоговые регистры за 2-й квартал.

Главный бухгалтер проверяет, правильно ли заполнены регистры НУ по оборотно-сальдовой ведомости за 2-й квартал.

Строка 010 отчета (выручка с НДС) проверяется по ОСВ счета 90.1 — там указан размер выручки за период.

Вот эта оборотка:

Отключить

Регистр НУ по доходам от реализации был сформирован главным бухгалтером в момент заполнения отчетности.

Проведя повторные расчеты, главный бухгалтер компании N убедился в корректности составленных налогов: все требуемые налоговиками реквизиты в регистрах присутствуют и сумма строки 010 совпадает с результатами расчетов и регистра НУ.

Как утвердить регистры для работы

С форматами и структурой учетных регистров определились. Теперь обозначим, как утвердить выбранные бланки. Порядок действий зависит от того, какие формы документации решено использовать в работе.

Вариант № 1. Работаем по унифицированным формам.

Учреждениям государственного сектора допустимо прописать в учетной политике, что для работы будут использоваться бланки и унифицированные формы, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Прикладывать образцы не обязательно, допустимо только перечислить наименование журналов, применяемых для работы, с указанием их кодов по ОКУД.

Вариант № 2. Применяем собственные регистры.

Если организация применяет самостоятельно разработанные образцы регистров бухучета, то такие документы необходимо перечислить в тексте учетной политики, в соответствующем разделе «Регистры бухучета». Затем оформить каждый из используемых документов в виде приложения к учетной политике.

ВАЖНО!

Даже если регистры будут составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП, утвердить образцы необходимо. При проверке контролеры в первую очередь затребуют приказ или распоряжение об утверждении учетных регистров (учетную политику и приложения к ней).

Регистры бухгалтерского учёта. Понятия и разделы

Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:

• Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
  • C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
  • С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
  • Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
• По заполнению регистров в определенном порядке. Каждый ответственный бухгалтер предпочитает свой способ раскладывания документов бухгалтерского учёта. Однако, всего их два:
  • От первичной бухгалтерии до отчетности.
  • От отчётности до бумаг первичной проверки.

В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.

Карточки

Это достаточно удобная форма регистров. Их можно сортировать, они отличаются наглядностью и доступностью при обращении. Внешне карточки могут быть разными. К наиболее распространенным видам относят: контокоррентные, многоколончатые и инвентарные. Первые заполняются с одной стороны, поскольку колонки по дебету и кредиту располагаются рядом. Наличие параллельных столбцов позволяет увидеть состояние расчетных операций предприятия. Материальные ценности учитываются в инвентарных карточках. В них вводится графа «Остаток». В ней отражены объемы средств, оставшиеся после регистрации хозяйственной операции. Поэтому в каждом счете есть графы для поступлений, расхода и остатка. В заголовке проставляется норматив (лимит) по запасу. Его наличие позволяет без труда определить, не присутствуют ли на предприятии данные средства в большем количестве, чем полагается. Если выясняется, что их меньше, то устанавливается разница с лимитом. В многоколончатых карточках учитываются операции хозяйственной жизни фирмы с выделением составляющих в колонках. Это, например, актуально для случаев, когда какой-либо факт фиксируется комплексными суммами, то есть отражается оплата разных расходов компании.

Классификация регистров бух учета

• хронологические,
• систематические,
• синхронистические (комбинированные).

В хронологических регистрах фиксируются факты хозяйственной деятельности по мере их события. Примерами хронологических регистров бухгалтерского учета являются журналы регистрации и различные реестры.

Данные в хронологических и систематических регистрах дополняют друг друга

Систематические регистры заполняются по определенным счетам, к которым относятся хозяйственные операции. Примером систематического регистра является сальдовая ведомость.

Если регистр включает в себя хронологическую и систематическую запись, то он относится к комбинированным синхронистическим регистрам. Образцом такого регистра бухгалтерского учета является Журнал-Главная.

Использование синхронистических регистров делает информацию в них более наглядной.

Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров. Эта зависимость называется правилом Мендеса.

По обобщению информации регистры подразделяются на синтетические и аналитические.

1. В синтетических регистрах операции фиксируются только с указанием даты и суммы.
2. Аналитические регистры бухгалтерского учета – это формы учета, в которых систематизируется аналитическая информация, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание.

Хозяйствующими субъектами также используются комплексные регистры бухучета, соединяющие в себе принципы синтетических и аналитических регистров, а также хронометрические и систематические факторы.

При использовании таких форм итоги по синтетическим и аналитическим счетам автоматически совпадают, что освобождает от дополнительной сверки оборотов по разным ведомостям.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, свободные листы и машинные носители

1. Книга – это регистр, который в обязательном порядке прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью и подписями ответственных лиц.
2. Карточка – это регистр в виде машинописной таблицы.
3. Свободный лист – это регистр в виде таблицы, подлежащий подшиванию. Для учета карточек и свободных листов ведутся реестры, чтобы исключить подмену регистра или в случае необходимости восстановить утраченный документ.
4. Машинный носитель – это электронный документ, хранящийся на магнитном носителе и заверенный электронной подписью. При использовании машинных носителей, информация должна своевременно выводиться в печатном виде.

Достоверность информации, отраженной в учетных регистрах обеспечивают ответственные лица.

При обнаружении ошибки в регистре исправление делает ответственное лицо с указание даты внесения исправления и скрепляет своей подписью.

Исправление делается путем однократного зачеркивания неверной информации таким образом, чтобы она оставалась читаемой. Выше указываются корректные данные.

По каждому исправлению в регистрах должны быть даны письменные объяснения ответственного лица.

Регистр бухгалтерского учета образец схемы оборота документов

Пример бухгалтерского регистра

Одним из наиболее распространенных регистров является оборотно-сальдовая ведомость. Она не только проста в заполнении, но также необходима к заполнению любому коммерческому предприятию: фактически, именно эта ведомость отражает нынешний баланс предприятия, а также его общую капитализацию.

Поэтому в качестве образца можно использовать именно сальдовую ведомость. Выглядит она достаточно просто: содержание делится на смысловые блоки «Сколько было до учета», «Во время учета» и «К концу учетного периода». Составляется таблица с делением на два подблока под каждым столбцом (блоки «Дебет» и «Кредит», основные в бухгалтерском учете).

Опытному бухгалтеру заполнить такую таблицу совсем несложно, тем более в бух. документации сальдовые ведомости — практически самой простой тип регистра. Однако он дает хорошее начальное понимание того, как выглядит регистр и зачем он нужен, а также как его заполнять.

Виды учетных регистров, используемых в бухгалтерском учете

Учетные регистры классифицируются по ряду признаков:

Схема группировки регистров бухгалтерского учета

По назначению

Данная классификация подразумевает под собой группировку учетных регистров в зависимости от цели составления.

• Регистры хронологического учета – фиксирование данных о хозяйственных операциях осуществляется по мере их совершения либо предоставления документов в бухгалтерию, без иной систематизации (например, журнал регистрации ПКО, РКО; книга продаж и покупок и др.)
• Регистры систематического учета – отражают экономически однородные операции в разрезе счетов синтетического и аналитического учета.

Систематические регистры синтетического учета служат для отражения итоговой информации в денежном выражении на счетах синтетического учета. Систематические регистры аналитического учета ведутся в разрезе синтетических счетов и содержат подробную информацию о хозяйственных операциях (карточка складского учета материалов).

Комбинированные (синхронистические) регистры – включают в себя функции как регистров хронологического учета, так и регистров систематического учета, что обеспечивает достоверность и экономическую целесообразность учета (журналы-ордера).

Кроме того, существуют регистры, являющиеся чем-то средним между учетными регистрами и первичной документацией – это группировочные и накопительные ведомости.

• Накопительные ведомости ведутся с целью отражения данных в течении определенного периода нарастающим итогом.
• Группировочные ведомости предназначены для оперативной группировки и дальнейшего распределения по статьям затрат и объектам учета.

По обобщению данных

• Интегрированные учетные регистры – регистр рассматривает информацию от первичных документов до отчетности;
• Дифференцированные учетные регистры – определяется как дифференциация данных и регистры в данном случае рассматриваются дедуктивно (от отчетности до первичных документов).

По внешнему виду

• Бухгалтерские книги –пронумерованные и разграфленные определенным образом листы бумаги, подписанные главным бухгалтером. Бухгалтерская книга состоит из двух заполненных сторон (для дебетовых и кредитовых записей), на последней странице проставляется количество страниц, книга прошивается и ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера, утверждается печатью. Чаще всего книги, как форма учетного регистра используются в организациях, где перечень объектов учета незначителен. Однако есть исключения, когда во всех организациях на определенном участке учета используются бухгалтерские книги (например, Кассовая книга).
• Свободные листы – являются наиболее часто используемым учетным регистром и составляют основу современного учета (ведомость, журнал-ордер). Представляют собой таблицы определенной формы, которые используются для отражения однородной информации. Свободные листы брошюруются в специальных папках, кроме того ведется специальный реестр по присвоенным номерам.
• Карточки – регистры, представленные в виде таблиц, отпечатанных на плотной бумаге с целью хранения в специально отведенных местах – картотеках. Карточки подлежат регистрации в специальном реестре, с присвоением номера и счета учета. Внешняя форма карточек отличается, но в целом выделяют три наиболее распространённых вида: карточки контокоррентной формы, карточки количественно-суммового учета (инвентарные карточки), многоколончатые карточки.
  • Контокоррентные карточки – включают в себя две колонки: дебет и кредит. Данные карточки используют для учета расчетов с дебиторами и кредиторами. Удобны при проведении анализа задолженности, путем сравнения дебетовой и кредитовой колонки.
  • Карточки количественно-суммового учета (инвентарные карточки). Данный вид учетного регистра представлен в виде четырех колонок: остаток на начало периода, поступление, выбытие, остаток на конец периода. Кроме того, колонки делятся по признаку: количество и сумма. Используются данные учетные регистры для учета материальных ценностей. С целью обеспечения бесперебойной поставки материалов, в них могут указываться лимиты запаса.
  • Многоколончатые карточки. В них ведется учет производственных затрат по статьям. Данные по статьям позволяют определять себестоимость продукции, работ, услуг, в связи с тем, что карточки ведутся в разрезе по каждому виду выпускаемой продукции, работ, услуг.