Полезная информация про отпускные — как рассчитываются и выплачиваются

Отпуск — это то, чего так сильно ждут все. Обычно отпускные насчитывает бухгалтерия, но как это сделать самостоятельно? Как это делают в бюджетных и коммерческих организациях?

Стандартная процедура порядка расчёта

Как и любая процедура, расчет отпускных имеет определенный порядок. Поскольку это касается финансов, к вопросу стоит подойти крайне серьёзно. Основные этапы расчета отпускных описаны ниже.

Определение состава выплат сотруднику

На этом этапе необходимо рассчитать средний заработок сотрудника. Как правильно это сделать? Бухгалтер рассчитывает сумму всех выплат, которые организует данный работодатель. Те выплаты, которые будут включать в число для расчета отпускных, нужно обязательно зафиксировать документально.

Но есть и то, что нельзя включать в данный список:

• Гарантии. Под этим термином подразумевают средний заработок в период командировки.
• Компенсации, например, когда работник использует служебный автомобиль в личных целях.
• Социальные выплаты.

Справка! Премиальные выплаты также включают в расчет отпускных.

Как правильно определить расчетный период

Второй этап подразумевает расчетный период. Как правило, это промежуток времени, продолжительностью в 12 календарных месяцев. Календарный месяц длится с 1-го по 30-е число, в некоторых месяцах 31 день.

Из расчетного периода вычитают время и суммы в случаях если:

• За сотрудником сохраняется средняя заработная плата, которая соответствует законодательству РФ.
• Ранее сотрудник получал выплаты по временной нетрудоспособности, или по беременности и родам.
• Сотрудник не работал по вине работодателя, либо по сторонним причинам, не связанным с работником и работодателем.
• Сотрудник не принимал участия в возможной забастовке, но не мог из-за нее работать.
• Работник получал временные выплаты по уходу за детьми.
• Сотрудник был освобождён от рабочего процесса при условии полного или частичного сохранения заработной платы.

Иными словами, под отпускными подразумевают только тот период, в который сотрудник присутствовал на работе. При этом отработал полный рабочий день, и выполнил работу, согласно установленному плану.

Расчет средней заработной платы

Как правило, расчёт происходит по определённой формуле. По этой формуле перемножают заработную плату работника с расчетным периодом. Полученное число делят на 12. После этого число делят на 29,3. Этот коэффициент является среднемесячным числом календарных дней. Такая формула актуальна для сотрудников, которые отработали весь расчётный период.

Что делать тем, кто не отработал этот период? Для таких сотрудников формула другая: заработную плату так же умножают на расчётный период. Затем коэффициент 29,3 умножают на количество полных календарных месяцев. К этому числу добавляют количество неполных календарных месяцев. В конце первое получившееся число делят на второе.

Выплата отпускных

Из полученных формул выходит сумма, которую должен получить работник на период отпуска. Из нее стоит удержать НДФЛ, но причислить страховой взнос. Как определить НДФЛ и страховые?

Перечисление НДФЛ

Из начисленной суммы отпускных удерживают НДФЛ.

Справка! Вся сумма отпускных должна быть выплачена работнику не менее, чем за три календарных дня до начала отпуска.

Сам налог нужно перечислить не позднее последнего числа того месяца, в который выплатили отпускные.

Страховые взносы с отпускных

Страховой взнос обязаны начислить на всю сумму среднего заработка того месяца, в котором выполняли начисление отпускных. Перечислить страховые обязаны не позднее 15-го числа того месяца, который следует за месяцем начисления отпускных.

Расчет отпускных, предоставленных в рабочих днях — пример

Есть ряд работников, которым отпускные предоставляют в рабочих днях. В их список входят:

• Работники с заключенным трудовым договором на непродолжительный срок — до двух месяцев.
• Работники, которые были приняты на период сезонных работ.

В таком случае работнику обязаны предоставить двухдневный отпуск на каждый месяц работы. В таком случае отпускные рассчитывают по особому принципу. Поскольку в настоящее время большое количество вахтовых работников, многие задаются вопросом как это сделать.

Вычет отпускных производят следующим образом:

1. Определяют количество рабочих дней, по которому будут выплачивать отпускные. Из них высчитывают все выходные дни. Например, человек отработал месяц по трудовому договору. Из 30 календарных дней высчитывают 4 выходных дня, так как вычет по 6-ти дневной рабочей неделе.
2. Определяют средний дневной заработок. Для этого полную заработную плату за месяц, делят на количество отработанных дней. Например, зарплату в 30 000 делят на 26 дней.
3. На завершающем этапе определяют сумму отпускных. Средний дневной заработок умножают на количество отпускных дней. В случае отработки 1 месяца, отпуск будет длиться 2 дня.

Таким образом бухгалтер получает сумму отпускных по всем правилам.

Какие возможны нестандартные ситуации

В рабочей практике часто встречаются нестандартные ситуации. Большинство бухгалтеров осведомлены о том, что нужно делать, в силу собственного опыта. Но если работник решил произвести расчеты самостоятельно, и возникли вопросы, касательно отпускных, нужно воспользоваться уже имеющимся опытом.

• Ситуация 1. Работнику нужно рассчитать отпускные, но предыдущие 12 месяцев он не работал. В таком случае отпускные будут вычитывать из по факту начисленной заработной платы. То есть работник отработал полгода и получал ежемесячные отчисления. Отпускные рассчитывают исходя из суммарной заработной платы за этот период.
• Ситуация 2. Фактически, сотруднику не начисляли заработную плату, либо не шёл период фактического вычета. Что делать в таком случае? Тогда высчитывают исходя из размера заработной платы, за фактически отработанные дни. То есть если работник уходит в отпуск 12 числа какого-то месяца, но год он не работал в компании. Он пришел только 3 числа того же месяца, тогда отпускные будут насчитываться с 3 по 11 число этого месяца.

Это основные нестандартные ситуации, которые могут возникнуть при расчете отпускных.

Можно ли ежегодный отпуск делить на части

При взятии отпускных, у работников возникает вопрос о том, можно ли дробить отпускные дни?

Разумеется, никто не запрещает разбить его на несколько небольших отпусков. Но предварительно об этом стоит договориться с работодателем. Закон предусматривает ограничения на этот случай. Отдельный период должен быть 14 или более дней. Эти две недели не могут дробиться, поэтому один полный отпуск можно разделить на две равные части.

Но стоит учитывать, что при разделении отпуска на две части, отпускные каждый раз будут рассчитывать по новой. Это важно учитывать, если работник надеется получить ту же самую сумму отпускных.

Справка! Отпуск делится на две равные части, согласно ч. 1 ст. 125 ТК РФ.

Исключением является то, когда сотрудник устраивается по договору на краткосрочный период. То есть 2 месяца и менее.

Расчетом отпускных занимается бухгалтерия. Факт получения отпускных, а также их сумма должны быть зафиксированы документально. Кроме того, в расчёт будут входить только те дни, в которые сотрудник находился на рабочем месте. Посещение должны отмечать согласно рабочему графику. Чтобы не производить расчеты вручную, можно воспользоваться специальным онлайн-калькулятором. Достаточно ввести все данные, которые описаны выше.

• Далее уточняют вид рассчитываемого отпуска (Ежегодный основной или дополнительный, учебный).
• А также период отпуска (целый, либо деленный на две части).

Для большей достоверности данных стоит отметить, есть ли периоды исключения, а также возможные повышения заработной платы.

Таким образом, не нужно самостоятельно проводить исчисления, это может сделать специальная программа.

Отпускные в обязательном порядке рассчитываются и оплачиваются каждому официально устроенному работнику. Данную выплату рассчитывают строго по установленным правилам и законам. Работник вправе разделить отпуск на две части, или уйти на полный отпускной период. Главное — заранее предупредить об этом работодателя, чтобы бухгалтерия считала сумму отпускных отдельно.