Справка 2-НДФЛ

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.

Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:

• представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
• подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
• предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
• для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
• подачи пакета документов для получения льгот и т.д.

Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.

За какой период выдается?

В целях налогообложения доходов физических лиц налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год (ст. 216 НК). Но сотрудник вправе обратиться к работодателю с просьбой выдать информацию за любой необходимый ему период и работодатель обязан ее выдать. Отказ же будет признан неправомерным.

Срок сдачи 2-НДФЛ в 2020 году

В налоговый орган справки представляются только один раз в год в установленные сроки:

• не позднее 1 апреля года, следующего за годом выплаты доходов и исчисления с них налога (1 апреля 2020 года);
• не позднее 1 марта следующего за отчетным года, когда налог не был удержан (2 марта 2020 года, т.к. 1 число месяца выпало на выходной день).

Образец заполнения 2-НДФЛ на практическом примере

ООО «Рассвет» готовит справку 2-НДФЛ за 2019 год на заместителя директора Цветкова Николая Петровича. Работник — налоговый резидент РФ. Оклад Цветкова согласно штатному расписанию составляет 50 000 рублей в месяц.

У работника есть один ребенок шести лет, поэтому налогооблагаемый доход Цветкова ежемесячно уменьшался на 1 400 рублей, т.е. на сумму стандартного вычета. Однако вычет предоставлялся сотруднику не весь год, а только с января по июль включительно, так как в августе совокупный доход превысил возможный лимит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

У Цветкова Н.П. в собственности недавно приобретенная комната в общежитии, поэтому он имеет право на имущественный вычет. Это право подтверждает уведомление из налоговой службы.

Заходите и регистрируйтесь с сертификатом ЭП
(любого УЦ РФ) в Контур.Экстерне
и пользуйтесь сервисом 3 месяца бесплатно

Изменения законодательства по 2-НДФЛ в 2020 году

Справки 2-НДФЛ в 2019 году работодатели были обязаны сдавать в налоговую инспекцию дважды в год. Первый раз — до 1 марта т.г. в том случае, если работодатель не смог удержать налог НДФЛ. Второй — не позднее 1 апреля за граждан, которым выплатили доход и удержали с него НДФЛ.

Законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ внесены поправки в НК РФ. Одна из поправок относится к сроку предоставления 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. За 2019 год отчитаться перед ИФНС о доходах и вычетах работника необходимо будет до 1 марта 2020 года. Т.е. сроки предоставления справок, когда работодатель не смог удержать НДФЛ и справок за граждан, которым выплатили доход и удержали НДФЛ, будет идентичным. Таким образом, за 2019 год 2-НДФЛ ИП или организации должны предоставить в налоговый орган до 1 марта 2020 года, а так как 1 марта 2020 года это воскресенье, то срок сдачи отчета переносится на 2 марта 2020 года.

Так же справки 2-НДФЛ вправе запрашивать и получать у работодателя сами наемные работники, причем как работающие на сегодняшний день, так и работавшие ранее, т. е. уволенные.

С 2019 года изменен срок предоставления 2-НДФЛ в ИФНС при реорганизации ООО. Сдавать 2-НДФЛ компания, в которой планируется реорганизация, должна до момента реорганизации. Если этого не будет сделано, то обязанность по предоставлению в ИФНС формы 2-НДФЛ переходит на ее правоприемника. В 2020 году это правило сохранено.

Не смотря на то, что в 2016 году появилась новая ежеквартальная отчетность по НДФЛ, отчет и справки по форме 2-НДФЛ будут продолжать существовать и в 2020 году.

До 2 марта 2020 года работодатель обязан предоставить отчетность по каждому получившему от них доходы физическому лицу по итогам налогового периода. Эта отчетность, согласно Закону называется «документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу». Форму 6-НДФЛ сдают те, кто также заполняет и сдаёт 2-НДФЛ.

Отличие между этими двумя отчетами в том, что 2-НДФЛ оформляется по каждому сотруднику, а 6-НДФЛ составляется сразу по всем работникам раз в квартал.

Через кнопку ниже можно скачать бланк формы 6-НДФЛ

Ежеквартальная отчетность по НДФЛ для налоговых агентов в 2020 году

Данная отчетность будет выглядеть по аналогии с расчетами пенсионное и социальное страхование. В расчете сумм НДФЛ будет обобщенная информация, без указаний конкретных работников, о суммах начисленных и выплаченных доходах, налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога.

Сроки представления ежеквартальных расчетов по НДФЛ (Форма 6-НДФЛ) для налоговых агентов в 2020 году:

• за 2019 год — до 1 марта 2020 года;
• за 1 квартал — до 30 апреля 2020 года;
• за 1 полугодие — до 31 июля 2020 года;
• за 9 месяцев — до 31 октября 2020 года;
• за 2020 год – до 1 марта 2021 года.

Изменения в порядке сдачи отчетности по НДФЛ в 2020 году

Для квартальных расчетов, так и для отчетности по итогам налогового периода, действует тот же порядок, что и в прошлом году. Он состоит в следующем:

• «электронная» отчетность должна будет предоставляться только по телекоммуникационным каналам связи; на носителях (диски CD, DVD, устройства flash-памяти) отчеты приниматься не будут.
• если численность физических лиц, получивших доходы в данном налоговом периоде, не превышает 10 человек, налоговый агент вправе отчитаться перед налоговым органом на бумажном носителе.

С 2017 года изменен срок представления сообщений о невозможности удержать налог

Их можно будет подавать до 1 марта. Причем, новый срок можно будет применить уже по итогам года и представить сообщения до 1 марта 2020 года.

Наказание за не предоставление отчетности НДФЛ в 2020 году

За не предоставление в срок ежеквартальной отчетности по НДФЛ за каждый полный или неполный месяц нарушения срока подачи налоговый агент будет оштрафован на 1000 рублей.

За опоздание сдачи ежеквартальной отчетности по НДФЛ на 10 дней, по решению налогового органа могут быть приостановлены операции по расчетным счетам.

За каждый поданный документ по НДФЛ, содержащий недостоверные данные, налоговый агент будет оштрафован на 500 рублей, если налоговый агент не подаст в налоговую уточненный расчет, до того как ошибку обнаружит налоговая.

Материал отредактирован в соответствии с изменениями законодательства 03.01.2020

2-НДФЛ для сотрудника – новая форма

Шаблоны справок о доходах и особенности их заполнения, а также электронные форматы зафиксированы в Приказе ФНС от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. Бланки справок для ИФНС (приложение № 1 к приказу ФНС) и для выдачи работникам (приложение № 5) совпадают по содержанию, но различается их структура.

Справка 2-НДФЛ для сотрудника оформляется по образцу, который ранее был един для всех случаев. Документ в 2019 г. почти не изменился, он состоит из одной страницы и содержит следующие информационные блоки:

• Наименование бланка с указанием даты составления. На справке для работника теперь отсутствует название формы «2-НДФЛ», номер справки и корректировки, ее признак и код ИФНС.
• Данные о налоговом агенте, в роли которого выступает работодатель – он производит доходные начисления в пользу физического лица, удерживает налог и перечисляет его в бюджет (раздел 1).
• В следующем разделе форма 2-НДФЛ для сотрудника содержит данные о получателе доходов – физическом лице, на имя которого составлена справка (раздел 2).
• Расшифровка доходов приводится в табличном блоке раздела 3. Информация вводится отдельно за каждый месяц с указанием кода дохода.
• Детализация примененных на протяжении рассматриваемого периода налоговых вычетов с указанием их кода (раздел 4).
• Итоговые размеры доходов, налогооблагаемых сумм и налоговых отчислений (раздел 5).
• Подпись представителя налогового агента (руководителя предприятия).

Какую справку 2-НДФЛ выдавать сотруднику на руки? Ту, которая представлена в приказе № ММВ-7-11/566@ в приложении 5. Заполняют ее на основании бухгалтерских данных по расчетам с наемным персоналом и подоходному налогу. Главным источником информации при составлении 2-НДФЛ для сотрудника выступает регистр налогового учета по НДФЛ, который ведется обособленно по каждому человеку.

Обновленная справка 2-НДФЛ для сотрудника вводится в документооборот налоговых агентов с 2019 года. Это означает, что доходы за истекший 2018 год надо отражать уже по новым шаблонам. Порядок составления и оформления справки, выдаваемой работникам на руки, не отличается от правил, действовавших до 2019 года в отношении 2-НДФЛ — новая форма 2019 для сотрудника заполняется по прежней схеме.

Справка для работника

С 01.01.2019 налоговые агенты должны выдавать по запросу работников справку, отличную от документа, представляемого в ФНС.

Следует отметить, что выдавать справки в новом формате нужно только по отношению к сведениям о доходах, полученных в 2018 году и далее. За более ранние налоговые периоды справки должны выдаваться по формам, которые действовали именно в этих периодах.

Бланк новой справки о доходах и суммах налога физического лица приведен в Приложении № 5 к приказу ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Структура справки

Справка представляет собой упрощенный вариант формы 2-НДФЛ для представления в ФНС и содержит 5 разделов:

1. Данные о налоговом агенте.
2. Данные о физическом лице – получателе дохода.
3. Доходы за налоговый период.
4. Вычеты (социальные, стандартные, имущественные).
5. Общие суммы НДФЛ и дохода.

Документ подписывается уполномоченным лицом налогового агента, место для оттиска печати на бланке не предусмотрено.

За какой период выдается справка

Справка выдается на основании письменного заявления работника в течение 3 рабочих дней со дня обращения. При увольнении сотрудника работодатель должен выдать сведения о доходах непосредственно в день увольнения.

Документ может быть оформлен как за прошедший год, так и за любой период текущего года.

Например: многие финансовые учреждения при рассмотрении заявки гражданина на получение кредита запрашивают справки о доходах за 3 последних месяца, предшествующих месяцу подачи заявки.

Срок действия справки 2-НДФЛ законодательно не ограничен, в данном случае значение имеет актуальность документа, предъявляемого гражданином для определенных целей.

Например: срок обращения в инспекцию за возвратом НДФЛ составляет 3 года. Соответственно, подать декларацию 3-НДФЛ, заполненную на основании данных справки о доходах, можно только в течение этого периода. Если установленный срок пропустить, то справка 2-НДФЛ, полученная с целью возврата денежных средств из бюджета, станет неактуальна.

Как получить справку о доходах в ФНС

В настоящее время любому физическому лицу, зарегистрированному на сайте Госуслуг или имеющему личный кабинет на портале ФНС, доступна электронная услуга по оформлению справки о доходах за прошедшие налоговые периоды (по 2017 год включительно).

Для получения документа необходимо авторизоваться на портале ФНС и последовательно перейти по вкладкам: «Мои налоги» → «Сведения о доходах». Далее достаточно выбрать в открывшемся списке форму 2-НДФЛ за нужный год. Справки доступны для скачивания в двух вариантах: без подписи (в формате pdf) и со встроенной цифровой электронной подписью ФНС (в виде архива zip).

Выбранный документ можно сохранить в памяти компьютера, распечатать или отправить в электронном виде по нужному адресу.

Список источников

1. Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме, а также порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц».

2. Пункт 1 статьи 126 НК РФ. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

3. Пункт 1 статьи 126.1 НК РФ. Представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения.

4. Статья 230 НК РФ. Обеспечение соблюдения положений главы 23 (Налог на доходы физических лиц).

5. Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.

6. Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора.

7. Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017) «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

8. Статья 214.1 НК РФ. Особенности определения налоговой базы, исчисления и уплаты налога на доходы по операциям с ценными бумагами и по операциям с производными финансовыми инструментами.

9. Статья 214.3 НК РФ. Особенности определения налоговой базы по операциям РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги.

Раздел 2

В разделе 2 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога. Данные для заполнения раздела 2 берите из раздела 3 и приложения.

В поле «Ставка налога» укажите ставку, по которой вы заполняете раздел 2. Порядок заполнения остальных полей смотрите в таблице.

Если есть сотрудники-иностранцы, которые работают по патенту, в разделе 3 отразите информацию об уведомлении, которое подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи. Укажите реквизиты полученного уведомления и код ИФНС. Которая выдала этот документ. В поле «Код вида уведомления» поставьте «3». В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите сумму из уведомления.

Если уведомления, которое подтверждает право уменьшить налог на фиксированные авансовые платежи. У вас нет, заполнять поля с реквизитами уведомления не нужно. Тогда в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите 0.

Как правильно заполнить сведения о доходах за работников?

Бланк 2-НДФЛ представлен несколькими частями:

• титульная часть для отражения реквизитов справки и сведений о налоговом агенте;
• раздел 1 для отражения информации о сотруднике;
• раздел 2 для доходов и подоходного налога;
• раздел 3 для вычетов;
• сведений о лице, подтверждающем достоверность заполненных данных.

Вверху бланка должны стоять ИНН и КПП организации налогового агента (если это ИП, то без КПП).

Далее последовательно заполняется:

• номер справки по порядку;
• год, за который подаются (2019);
• признак — 1 или 3 для реорганизованных компаний;
• номер корректировки — ноль, если 2-НДФЛ впервые подается;
• номер налоговой;
• наименование организации или ИП, выступающей налоговым агентом;
• ОКТМО;
• телефон;
• реорганизованные компании также указывают форму реорганизации и ИНН и КПП бывшей организации.

В разделе о работнике заполняется информация о нем:

• ФИО;
• статус (для граждан РФ это 1);
• сведения о рождении;
• гражданство (643 для РФ);
• реквизиты паспорта или иного удостоверяющего документа.

В разделе о доходах и налоге нужно отразить данные за весь год в обобщенном виде для конкретного работника:

• годовой доход, начисленный в пользу сотрудника;
• база для вычисления налога — разность дохода и общей суммы предоставленных вычетов;
• налог, исчисленный с базы (13% * размер налоговой базы);
• налог, вычтенный из зарплаты сотрудника;
• налог, перечисленный в бюджет;
• переплата по НДФЛ, если таковая была;
• налог, не удержанный в силу различных причин.

Размер вычетов для расчета налоговой базы считается в следующем разделе, где нужно показать код вычета и соответствующую сумму за год. Например, для стандартных льгот на детей предусмотрен код 126.

Если в 2019 году сотрудник обращался в ФНС для получения налогового извещения для получения имущественного или социального вычета через работодателя, то нужно указать реквизиты уведомления и сумму предоставленного вычета по нему.

Справку нужно заверить подписью, поставить дату. Если передача 2-НДФЛ осуществляется через представителя, то нужно дополнительно указать его ФИО и реквизиты доверенности.

Пример заполнения:

Общие правила заполнения справки 2-НДФЛ

Как и прежде, справки о доходах физических лиц на бумажном носителе могут
представлять налоговые агенты при численности физических лиц, которые получили
доходы в налоговом периоде, до 10 человек, а также в исключительных случаях с
учетом специфики деятельности либо особенностей места нахождения организаций по
решению налоговых органов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Кроме того, налоговые агенты
обязаны выдавать справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по
форме 2-НДФЛ физическим лицам по их заявлениям. Об этом гласит пункт 3 статьи
230 НК РФ.

Отключить

При заполнении справки все суммы доходов и налоговых вычетов отражаются в
рублях и копейках через десятичную точку. Суммы налога отражаются только в
рублях по правилам округления.

Если какие-либо разделы или пункты справки не заполняются, то их названия
можно не приводить. При этом нумерация разделов и пунктов не изменяется.
Исправления в справке не допускаются.

В отличие от прежней новая форма справки подается по каждому физическому лицу
в количестве, соответствующем числу ставок налога, по которым облагались его
доходы. Допустим, в течение налогового периода физическое лицо получило от
налогового агента доходы, облагаемые по ставкам 13 и 35%. Тогда по окончании
налогового периода налоговый агент представляет в налоговый орган две справки:
одну по ставке 13%, другую — по ставке 35%. Ставка налога при этом указывается в
заголовке раздела 3 справки.

Отключить

Сведения о доходах физического лица, в отношении которого налоговый агент
сделал перерасчет НДФЛ за предшествующий налоговый период, оформляются в виде
новой справки взамен уже представленной. Если в данном случае изменилась ставка
налога, то оформляются две новые справки: первая — с прежним значением ставки и
незаполненными показателями разделов 3—6, вторая — с новой ставкой и
соответствующими показателями. Обе справки должны иметь новые номера и дату
составления.

Рассмотрим на примере порядок заполнения справки о доходах физического лица
за 2005 год.

ПРИМЕР

П.С. Николаев в 2005 году работал в ОАО «Зенит». По указанному месту работы в
течение года ему выплачивали заработную плату в размере 5000 руб. в месяц. День
выплаты заработной платы в данной организации — 7-е число месяца, следующего за
отработанным.

Отключить

В мае сотрудник не имел дохода, так как находился в отпуске без сохранения
заработной платы.

С 15 октября по 10 ноября 2005 года П.С. Николаев находился на больничном. В
ноябре ему выплатили пособие по временной нетрудоспособности в сумме 4000 руб.
Соответственно заработная плата за период с 1 по 14 октября составила 2500 руб.,
а с 11 по 30 ноября — 3500 руб.

В феврале и июле П.С. Николаеву выплатили материальную помощь в размере 1500
руб., а в сентябре выдали премию — 10 000 руб.

По заявлению работника в течение 2005 года ему предоставлялись налоговые
вычеты:

1) стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. согласно подпункту 3 пункта
1 статьи 218 НК РФ;

2) стандартный налоговый вычет в размере 600 руб. на содержание ребенка на
основании подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ;

3) имущественный налоговый вычет в связи с приобретением в 2004 году
квартиры. Право на имущественный налоговый вычет П.С. Николаев подтвердил
уведомлением, выданным налоговым органом по месту жительства. Согласно данному
уведомлению сумма, израсходованная налогоплательщиком на приобретение жилья,
составила 300 000 руб., а сумма, направленная на погашение процентов по
ипотечному кредиту, — 50 000 руб.

Отключить

В собственности у П.С. Николаева находятся акции ОАО «Зенит». В октябре 2005
года по данным акциям были выплачены дивиденды в размере 5000 руб.
Налогооблагаемая сумма составила 4000 руб. Основание — статьи 214 и 275 НК
РФ.

В декабре 2005 года П.С. Николаеву выплатили авторское вознаграждение за
изобретение — 20 000 руб. В связи с этим сотрудник подал в бухгалтерию заявление
о предоставлении ему профессионального налогового вычета в размере 30% (п. 3 ст.
221 НК РФ).

Обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы физических лиц ОАО
«Зенит» выполнило в установленный срок в полном объеме.

В 2005 году П.С. Николаеву были выплачены доходы, облагаемые налогом по
ставкам 9 и 13%. Следовательно, организация должна представить в налоговый орган
две справки с разными ставками налога (образец заполнения смотри в приложении к
статье).

Отключить

Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2020 год

Шапка документа — внесите данные налогового агента: ИНН/КПП/ОКТМО, наименование организации, номер телефона, код ФНС и заполните графу «Признак» в соответствии с изменениями.

Раздел 1 — внесите личные данные налогоплательщика.

Раздел 2 — внесите доходы, налоговую базу, сумму удержанного и уплаченного НДФЛ.

• Общая сумма дохода — сумма дохода в чистом виде, без учета вычетов и удержаний;
• Налоговая база — показатель строки «общая сумма дохода» за исключением вычетов;
• НДФЛ начисленный — рассчитывается как Налоговая база * Ставка налога;
• НДФЛ удержанный — сумма, удержанная из зарплаты налогоплательщика;
• Налог перечисленный — сумма НДФЛ в бюджет;
• Излишне удержанный налог — переплата по НДФЛ;
• Не удержанный налог — НДФЛ, который невозможно перечислить.

Раздел 3 — внесите информацию о вычетах и не забудьте указать код уведомления. Придерживайтесь правил:

• каждый вычет заносите в отдельную строку;
• суммы по одному коду вычета можно объединять;
• для одинаковых сумм вычетов с разными кодами заполняйте отдельные ячейки;
• если строк не хватает — заполните несколько листов, оформив шапку документа и раздел вычетов.

Приложение к справке — укажите отчетный год, номер справки и ставку налога. В 2020 году ставка налога для резидентов равна 13%, а для нерезидентов — 30% (в проекте снижение до 13%). Построчно укажите доходы работника с кодами и вычеты, уменьшающие базу по налогу.

Несдача справок по форме 2-НДФЛ — основание для привлечения к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставления сведений, необходимых для налогового контроля. Штраф составит 200 рублей за каждую не сданную вовремя справку. А если в справках обнаружат ошибки, то организацию привлекут к ответственности и выпишут штраф на 500 рублей.

Формируйте справки 2-НДФЛ в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет. Легко ведите учет, начисляйте зарплату, сдавайте отчетность онлайн и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первые 14 дней работы — бесплатно.