Внебалансовые счета банка

Нюансы работы с забалансовыми счетами

Казалось бы, раз внебалансовые средства не относятся напрямую к активам компании, ведение документации по их учету не особенно важно. Но на деле это совсем не так

Грамотная работа со счетами внебалансового типа позволяет:

• составить полное представление о деятельности банка;
• избегать ошибок в аудиторских проверках;
• правильно определять объем налогов, удерживаемых с банка.

Сложнее всего бывает занести во внебалансовую документацию информацию об имуществе, арендованном банком или взятом в лизинг. Чаще всего у бухгалтера, выполняющего эту операцию, отсутствуют данные о стоимости конкретного актива, поэтому определить, по какой цене он принят на учет, довольно затруднительно.

Эта проблема может быть решена следующим образом:

• путем обращения к поставщику материальных ценностей с запросом об их стоимости;
• с помощью составления отчета об оценке рыночной стоимости (самостоятельно или с привлечением лицензированных оценщиков);
• путем внесения объектов в отчет на основании условной или количественной оценки.

Что собой представляют забалансовые счета?

Забалансовые счета (ЗС) предназначаются для хранения сведений об объектах, которыми пользуется компания. Ключевым их признаком является то, что у предприятия нет прав собственности на данные объекты. Они временно находятся в составе фирмы. Предоставляются на основании различных договоров. В состав данных объектов могут входить:

• арендованные помещения, склады;
• ценности, переданные под ответственное хранение;
• сырье, принятое для переработки;
• оборудование, принятое с целью проведения монтажных работ.

Принцип имущественной обособленности и забалансовые счета

В основе организации забалансовых счетов лежит принцип имущественной обособленности. Он гласит, что учет активов организации не должен совпадать с учетом активов ее собственников, а также активов других организаций, находящихся на попечении у данной. Тот же принцип действует не только для активов, но и для обязательств.

Временно попавшие в состав активов объекты, предоставленные по тем или иным договорам, не принадлежат предприятию. Тем не менее, в определенный промежуток времени именно предприятие несет за них ответственность, значит, должно их определенным образом учитывать. Но смешивать такие ценности вместе с принадлежащими по праву собственности нельзя в рамках одних и тех же бухгалтерских счетов.

Забалансовые счета являются вспомогательными в рамках бухгалтерского учета. Они становятся актуальными в том случае, если требуется получить информацию, не содержащуюся на балансовых счетах. Данной особенностью объясняется их название. Остатки с забалансовых счетов включаться в баланс не будут. Они отображаются за итогом этого показателя. То есть, фиксируются за балансом.

ВАЖНО! Сведения с рассматриваемых счетов не оказывают влияния на финансовые показатели. По этой причине они не будут фигурировать в финансовой отчетности компании

Для чего нужны забалансовые счета?

Забалансовые счета выполняют следующие функции:

• Учет наличия имущества и отслеживание операций с ним. Учет может касаться и объектов, которые принадлежат предприятию, однако их стоимость списана в расходы.
• Сбор данных, необходимых для формирования пояснений к основному балансу и финансовому отчету.
• Контроль над эксплуатацией имущества, на которое у предприятия нет прав собственности.
• Контроль над сохранностью рассматриваемых объектов.
• Вспомогательная роль для отслеживания оформления бумаг на имущество без запозданий. В частности, составляются документы о поступлении объектов и их выбытие.
• Полноценная организация бухгалтерского учета по данному направлению.

Грамотно оформленные забалансовые счета позволяют получить все данные по объектам, которые находятся на территории предприятия, но не принадлежат ему. Информация необходима для анализа кредитоспособности компании, определения ее финансовой стабильности.

Что обычно не учитывается?

Отключить

Из таблицы видно, что в зависимости от поставленных задач и специфики компании, перечень счетов за балансом может разрастаться. Получаемая информация по забалансовым счетам позволяет руководству искать резервы. А сам забалансовый учет можно использовать как бюджетный инструмент усиления контроля за имеющимися ресурсами.

Разновидности забалансовых счетов и их учет

Необходимый вид забалансового счета определяется в зависимости от того, какой именно объект подлежит бухгалтерскому учету. Существуют следующие разновидности ЗС:

• 001 «Основные средства, взятые в аренду». Их стоимость должна подтверждаться договором, заключенным с арендодателем.
• 002 «Ценности, взятые под ответственное хранение». Обычно в отношении данных объектов заключается договор, после выполнения условий которого ценности оказываются в собственности предприятия. До этого момента объекты компании принадлежать не будут. Условием являются определенные отчисления. В проводках требуется указать их размер.
• 003 «Сырье, взятое для переработки». Материалы для переработки могут указываться на забалансовых счетах только в той ситуации, если они были переданы заказчиком, и производитель не оплачивает их стоимость.
• 004 «Материалы на комиссию». Указывается продукция, которая была взята комиссионером для реализации.
• 005 «Оборудование, предназначающееся для исполнения монтажных услуг». Указывается техника, принятая для исполнения монтажных услуг.

На забалансовых счетах отражаются ценности, являющиеся собственностью предприятия, которые были списаны на траты:

• 006 «Бланки отчетности». Могут включать в себя различные квитанции, абонементы.
• 007 «Безнадежные долги, списанные в убыток». Отображается на счетах на протяжении пяти лет. Предполагается, что за это время финансовое положение дебитора может измениться.

Забалансовые счета являются актуальными для сбора сведений, необходимых в качестве дополнительной информации к пояснениям отчетности:

• 008 «Полученные обеспечения». Нужен для хранения данных об переданных гарантиях в обеспечение исполнения условий;
• 009 «Выданные обеспечения». Актуален для сбора сведений по выданным гарантиям для обеспечения платежей.
• 011 «Средства, поступившие в аренду». Данный счет размещается в отчетности и у арендодателя, и у арендатора.

Все данные счета указаны в специальном бухгалтерском плане. Предприятие может заводить и другие счета, которых нет в плане, если это требуется для обеспечения деятельности.

Организация вправе открыть субсчет к уже существующему забалансовому счету либо ввести новый счет, если он не предусмотрен планом. Главное, чтобы это изменение было должным образом прописано в учетной политике.

ВАЖНО! Организация забалансовых счетов крайне важна. Если в рамках налоговой проверки обнаружатся объекты, которые никак не фигурируют в отчетности, они будут списаны во внереализационные доходы

То есть, на них будет начислен налог на прибыль.

Особенности учета на ЗС

Забалансовые счета представлены в форме таблицы с двумя столбцами. В одном из них отображается дебет, в другом – кредит. Учет на ЗС осуществляется по упрощенной системе. Двойная запись не требуется. То есть, в дебете и кредите можно не прописывать одинаковую сумму. В столбце по дебету нужно указывать следующие операции:

• получение объектов;
• приобретение или выдача обеспечений.

В столбце по кредиту отображается:

• выбытие объекта;
• прекращение обеспечения.

Дебет будет отображать приход, а кредит – расход.

Виды внебалансовых счетов

Каждая компания самостоятельно открывает внебалансовые счета в зависимости от особенностей хозяйственной деятельности. Например, ГУП (государственные унитарные предприятия) традиционно ведут учет на внебалансовом счете 08, отражая стоимость путевок, выданных сотрудникам профсоюзными организациями. Забалансовые счета можно разделить на три основные группы:

• Имущество, не находящееся в собственности компании. Группа счетов отражает стоимость материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении, монтаже, взятых в аренду. Бухгалтерский учет осложняется необходимостью установить цену актива: работники отправляют запрос собственникам, руководствуются рыночной ценой или проводят собственную условную оценку.
• Перечень финансовых обязательств и объектов, их обеспечивающих. Группа счетов дает информацию о полученных и отправленных платежах, залогах по кредитам и ссудам, поручительствах, банковских гарантиях. Стоимость активов устанавливается по цене заложенного объекта.
• Материальные ценности, находящиеся в собственности, но принятые к учету по отдельным правилам. Счета отражают сведения о малоценных активах (например, канцелярские принадлежности), специфическом оборудовании и материалах (например, металлоискатели).

Ведение забалансовых счетов обязательно, если материальные ценности предоставляются во временное пользование (распоряжение).

Инвентаризация имущества, находящегося на внебалансовых счетах, проводится по сличительным ведомостям. Документы подписывают материально ответственные работники, а также участники инвентаризационной комиссии. Задача мероприятия — выявить излишек (недостачу) материальных ценностей и отразить ее на счетах прочих доходов (расходов).

Операции с забалансовыми счетами

На забалансовых счетах, так же, как и на обычных, производятся процедуры постановки на учет и списания ценностей. Также можно совершать продажи с забалансовых счетов

Следует принять во внимание некоторые нюансы

Как поставить актив на забалансовый счет

Законодательство не регламентирует учет отдельных забалансовых ценностей, предоставляя бухгалтерии самостоятельно выбрать стратегию, уточнив ее в учетной политике. Организация может открыть дополнительный счет для, например, малоценного имущества, присвоив ему номер, следующий после плановых и отразив это в политике. Малоценные активы удобно учитывать именно на забалансовых счетах, потому что:

• такие активы не затеряются среди «объемных» балансовых;
• имущество закрепляется за конкретным ответственным за него сотрудником.

Реализация с забалансового счета

Если руководители приняли решение продать актив, учитывающийся на забалансовом счете, которым до того пользовались и продолжают это делать, нужно списать данный актив в кредит соответствующего забалансового счета. Полученные от продажи средства нужно обязательно отразить как доходы от реализации и добавить НДС. При этом в налоговом учете данная операция повлечет за собой отражение доходов, попадающих в базу налога на прибыль.

ВНИМАНИЕ! Поскольку начальная стоимость актива уже была учтена в момент ввода в эксплуатацию, ее не отражают в бухгалтерском или налоговом учете, иначе возможны искажения финансовых результатов

Списание актива с забалансового счета

Объекты можно не только учитывать на забалансовых счетах, но при необходимости и списывать с них. Это происходит, если актив стал полностью негодным, либо его собираются реализовать, по этим причинам он уже не используется в деятельности предприятия. Сведения об операции вносятся в специальный журнал материальных ценностей, который ведется специально для объектов забалансовых счетов. Необходимо в обязательном порядке проставить следующие данные:

• наименование актива;
• дата введения его в эксплуатацию;
• стоимость;
• инвентарный номер;
• ответственное за него лицо (ФИО, должность);
• дата списания (добавляется после проведения этой операции).

После того, как в журнал внесена дата списания, указанным активом предприятие больше пользоваться не может, что подтверждается специальным актом.

Что обычно учитывается?

Счет 001 «Арендованные основные средства»

А) Отражаем помещения, которые арендуем. Основанием для отражения является акт приема-передачи помещения, который подписывается при заключении договора. Чаще всего информации о стоимости помещений в договоре нет. Можно запросить у арендодателя данные о стоимости, но скорее всего вы получите отказ. Смысла заказывать оценщика за деньги в данном случае нет, можно использовать условную оценку. Например, 1 руб. за каждый арендованный квадратный метр. Главное – прописать правила условной оценки в учетной политике или корпоративных учетных принципах.

Отключить

Б) Имущество, переданное вместе с арендуемыми помещениями, согласно акта приема-передачи. Это могут быть кондиционеры, жалюзи, столы, шкафы и т.д.

В) Напольные кулеры, полученные от поставщиков за плату или бонусом полученные к воде, потребляемой в бутылях 18,9 л. Учет ведется по акту о приеме-передачи оборудования в момент получения кулера от поставщика. В этом акте, как правило, указывается залоговая стоимость, по которой кулер отражается за балансом.

Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Чаще всего здесь учитываются бутыли 18,9 л для кулера. В день привоза воды поставщик, кроме стандартной накладной прилагает приходную накладную на бутыли и расходную (или комбинированный вариант). Залоговая стоимость бутылей может быть указана либо в этих приходных-расходных накладных, либо в договоре.

Отключить

Еще один наиболее часто встречающийся пример того, что учитывается на счете 002 – это коврики, которые принадлежат клининговой компании. Эти коврики регулярно меняются на основании актов приемки-сдачи.

Счет 006 «Бланки строгой отчетности»

Обычно БСО учитываются в условной оценке, а количество подлежащее отражению в учете, определяется методом прямого счета.

Типовые операции, которые учитываются на счете 006:

– чековые книжки, полученные организацией от банка;

– бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;

– абонементы, подлежащие выдаче;

– чистые бланки дипломов и удостоверений.

Менее тривиальные варианты использования счета 006:

– исполнительные листы на сотрудников (по которым уплачиваются алименты);

– больничные листы (те, что принесли сотрудники после закрытия больничного);

Отключить

– учредительные документы (ИНН, ОГРН, листы записи и т.д).

Полезность данного учета заключается в возможности отслеживания ответственных лиц за хранение данных документов.

Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается списанная дебиторка. Срок отражения на счете – в течение 5 лет. Основанием для отражения в учете будет бухгалтерская справка и приказ о списании задолженности.

Счет 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»

Полученные гарантии, после получения документа, например, от банка, подтверждающего эти гарантии, должны быть отражены на счете 008. Чаще всего с банковскими гарантиями сталкиваются компании, у которых покупателями являются государственные компании.

Счет 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»

Отключить

В случае, когда наша компания является поручителем – данная информация должна быть отражена по счету 009, в сумме данного поручительства. Основанием для отражения информации в учете будет договор.

Деньги, банки, страхование, экономика и бизнес

Внебалансовые счета (Off-balance Sheet Items) — счета бухгалтерского учета, на которых в банках учитываются требования и обязательства банка, которые могут возникнуть в будущие периоды и по которым он несет риски, а также документы и ценности, которые не принадлежат ни к активам, ни к пассивам банка и операции по приватизации.

Хозяйственные средства, средства и ценности учитываются на внебалансовых счетах тогда, когда они не соответствуют двум критериям: вероятность того, что банк получит или потеряет любую будущую экономическую выгоду, связанную с конкретным активом или пассивом, и когда актив или пассив имеет стоимость, которая может быть точно определена.

Внебалансовые счета — счета, на которых учитываются ценности, не относящиеся к активам банка, а также некоторые денежные документы и поручения на совершение операции. На них учитываются:

• резервные фонды денежных билетов и монеты;
• обязательства заемщиков;
• расчетные документы, сданные банку на инкассо (для получения платежей);
• ценности, принятые на хранение;
• бланки строгой отчетности, чековые и квитанционные книжки, аккредитивы к оплате и т.д.;
• аккредитивы к оплате и т.д.

Бухгалтерский учет по внебалансовым счетам банки ведут так же, как по балансовым — методом двойной записи: внебалансовые счета являются активными, если при переводе их на балансовый счет последние дебетуются, а если же счета кредитуются, то внебалансовые счета считаются пассивными.

Синонимом внебалансового счета является забалансовый счет.

Ведение учета любой финансовой организации предполагает использование различных типов счетов. В частности, наряду с балансовыми, активно применяются внебалансовые счета банка. Это счета, которые используются для учета ценностей, не входящих в общий баланс предприятия, а также не относящихся к его активам и пассивам. Рассмотрим данный тип счетов более подробно.

Порядок ведения забалансовой документации

Поскольку внебалансовые счета — это счета, не содержащие информации о балансе кредитной организации, двойная запись по ним обычно не практикуется. Как уже было сказано выше, проводки формируются следующим образом:

• поступление ценностей в распоряжение банка фиксируется в дебетовой части счета;
• выбывание ценностей из распоряжения финансовой организации – в кредитной части.

При этом, правила ведения бухгалтерского учета допускают условное разделение данных счетов на активные и пассивные, в зависимости от их экономического содержания. При необходимости двойной записи по ним, допускается использование внебалансовых счетов 99999 (пассивного) и 99998 (активного). В этом случае активные главы счета будут корреспондировать с забалансовым счетом 99999, а пассивные, соответственно, с 99998. Такие ситуации могут возникнуть, например, при переоценке остатков вне баланса, происходящей по причине изменения курса валют.

Зачем это нужно?

Отключить

В учете коммерческих организаций с конца 2000 года в забалансовых счетах изменений не происходило. Счетов, согласно типового плана счетов как было 11, так и осталось. А вот у коллег, работающих в бюджетной сфере, этот раздел учета ежегодно меняется и разрастается на глазах. На сегодняшний день бюджетники используют для ведения забалансового учета счета с 01 по 42. Кстати, именно в бюджетном учете можно подсмотреть методологию по некоторым участкам для своей компании. Например, если правила работы не определены для коммерческого учета и оставлены на откуп главного бухгалтера при составлении учетной политики.

У вас наверняка созрел вопрос – зачем это нужно главному бухгалтеру коммерческой организации и причем тут бюджетники? У тех компаний, деятельность которых не связана с жестким регламентом по ведению забалансового учета (например, комиссионная торговля), с первого взгляда, действительно, отсутствует необходимость в забалансовом учете. Это не так.

Отключить

Во-первых, главные бухгалтеры, которые проходили аудиторскую проверку знают, что без должного состояния забалансового учета заключение аудиторов не будет идеальным.

Во-вторых, в последнее время наметилась тенденция, что налоговики с особым пристрастием проверяют ведение забалансового учета. И это логично, их проверяет государство и ежегодно усиливает контроль по забалансовым счетам. Налоговики по аналогии со своими проверками по накатанным дорожкам начинают делать схожие запросы с поправкой на коммерческий учет.

Отключить

В-третьих, ведение забалансового учета позволяет сблизить бухгалтерский и управленческий учет.