Электронный обмен данными

Электронный документооборот – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта – вот перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

Безусловно, в бумажном виде документооборот более привычен и традиционен, но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинства.

Минусы бумажного документооборота:

? медленный поиск документов;
? трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
? сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
? длительность сроков подготовки и согласования документов;
? сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
? невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.
Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Использование системы электронного документооборота позволяет получить следующие основные преимущества:

? повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления;
? увеличение производительности труда специалистов;
? сокращение затрат на поиск, размножение и рассылку документов;
? ускорение деловых процессов, повышение прозрачности управления;
? оперативное получение документов в электронном виде на рабочих местах специалистов;
? повышение надежности хранения документов, уменьшение риска потери важной информации;
? обеспечение доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа.

Добавить комментарий

Adblock
detector