В работе каждой организации обязательно наступает момент, когда количество рабочих документов, которые необходимо хранить и обслуживать, значительно вырастает.
В этом случае перед руководством организации встает вопрос: кто будет обслуживать возросший объем бумаг?
Можно научить этому основных сотрудников, однако в этом случае дополнительные обязанности могут отвлекать их от основной работы, да и не все с радостью согласятся на лишнюю нагрузку.
Можно нанять архивариуса и организовать архив документации непосредственно на предприятии.
В этом случае вам придется также организовать условия хранения бумаг, соответствующие государственным требованиям, и закупить специализированное оборудование (стеллажи, короба, папки), а также создать систему каталогизации, позволяющую легко и быстро найти любой документ.
И, наконец, третий вариант архивные услуги — это обращение в специализированную архивную компанию, осуществляющую хранение и уничтожение конфиденциальных документов.
Такие компании, как правило, предоставляют полный комплекс услуг по работе с документацией. Даже если ваш архив находится в запущенном состоянии, квалифицированные сотрудники быстро приведут его в порядок.
Все документы будут разобраны и систематизированы по необходимому критерию (дате, поставщику, клиенту и т. п.) Услуга архивного хранения позволит вам освободить полезные площади в офисе.
Сотрудники компании также определят сроки хранения документации и установят, от каких бумаг можно избавиться, не опасаясь санкций от контролирующих органов.
Архивные компании чаще всего предоставляют услугу уничтожения документов. Это может быть уничтожение при помощи химических реактивов, промышленного шредера или сжигание.
Архивная компания в этом случае обязана обеспечить полную конфиденциальность информации.
Многие компании, заботящиеся об экологии, сегодня переходят на электронный архив. С этим сотрудники архивной компании также могут вам помочь.
Они переведут документы в электронный вид при помощи промышленного сканера, распознают и проиндексируют их содержимое, чтобы можно было осуществлять поиск по ним.
В этом случае все документы будут храниться в электронном виде на серверах вашей компании, а не занимать место, и тратить деньги и силы на их хранение вам больше не придется.
Таким образом, сотрудничая с архивной компанией, вы получаете удобный архив документации, которым будет просто, быстро и удобно пользоваться.
Добавить комментарий